10 советов по организации успешных вебинаров

В своей работе с партнерами (дистрибуторы, реселлеры) мы регулярно используем такой маркетинговый инструмент как «вебинар». В этой заметке я приведу советы из нашего опыта, как организовать успешный вебинар.

Что такое вебинар
Для начала определимся, что такое вебинар и в чем заключается «весь изюм» его использования.

Вебинар – это «виртуальный» семинар, организованный посредством Интернет-технологий. Вебинару присущ главный признак семинара – интерактивность. Иначе говоря, вы делаете доклад, слушатели задают вопросы, а вы отвечаете на них.

Наиболее легкий способ организовать вебинар – воспользоваться услугами компаний, специализирующихся на оказание данных услуг. Одной из самых известных является компания Webex, но она же является одной из самых дорогих. При наличие времени плюс желания вы легко найдете более бюджетного провайдера с помощью поиска через Google.

Оплата за организацию вебинара складывается из количества участников, а также времени вебинара. Также существует возможность купить «пакеты» на неограниченное число вебинаров и участников в течение определенного времени. Учитывая высокую конкуренцию на этом рынке, многие провайдеры идут на откровенный демпинг.

Так, мы пользуемся неограниченными услугами на 12 месяцев от компании Interwise за символическую годовую плату в 175 евро!

Тут стоит отвлечься, и заметить, что мы воспользовались специальным предложением («бесплатным сыром») от Interwise, которое они нам выслали по емейл, после того как мы стали тестировать их платформу. «Нормальная» годовая подписка стоит несколько тысяч евро, и причина по которой Interwise так сильно демпингует состоит в том, что компания агрессивно борется за клиентов и готова отложить свою прибыль на будущее, пока же просто «привязывая» клиентов к своему сервису. Однако, не стоит ориентироваться на этот уровень цены, в данном случае нам просто повезло с агрессивным демпингом.

Какой же сервис вы получаете от таких провайдеров? Если кратко, они берут на себя всю техническую сторону организации вебинара:

1. Создают регистрационные формы для слушателей (некоторые даже высылают «событие» в MS Outlook);
2. Инструкции для слушателей как настроить свой звук и другие параметры;
3. Обеспечивают трансляцию вебинара (Power-Point презентации, звук, видео, «рабочий стол» докладчика и тд);
4. Обеспечивают связь как между докладчиками и слушателями («чат», либо вопросы голосом через микрофон), так и между самими слушателями (включая «приватный чат»);
5. Запись вебинара (чтобы опаздывашие могли просмотреть запись);

Иначе говоря, для организации вебинара не требуется продвинутых знаний Интернет-технологий, и это вполне по силам вашему штатному маркетологу.

Кстати, знаете в чем разница между вебкастом и вебинаром? Вебкаст – это односторонний доклад, без интерактивного взаимодействия между докладчиком и слушателями.

Преимущества вебинара в маркетинге
Вебинар обладает всеми преимуществами своего «старшего брата» семинара, кроме возможности «кулуарного» общения между "посетителями", а также «живого» общения между ними же и докладчиком (что особенно критично для харизматичных ораторов).

Это, пожалуй, единственные существенные недостатки вебинаров, а плюсов гораздо больше:

• Затраты на организацию у вебинаров существенно ниже (не надо арендовать зал, оборудование, не надо заказывать кейтеринг);
• Высокая доступность для «посещения» слушателями (не надо покупать билеты на поезд или самолет);
• Значительная экономия времени на организацию;
• Удобство для «посетителей» (восприятие информации в привычной обстановке, без посторонних шумов тд);
• Интерактивное взаимодействие между докладчиком и «посетителями, а также «посетителями» между собой;

Наиболее эффективным вебинар является в б2б сегменте, где «удельный вес» каждого потенциального клиента («посетителя») достаточно высок. Это в той же степени относиться к журналистам, дистрибуторам, лидерам мнений и другим группам, играющим ключевую роль на вашем рынке.

Учитывая, что тема доклада обсуждается не тет-а-тет, а с целой группой, ваш доклад способен вызвать целый ряд вопросов и мнений, что дает более репрезентативную обратную связь с вашей аудиторией.

Советы по организации успешных вебинаров
В ходе проведения вебинаров, у нас накопился опыт, который трансформировался в следующие десять советов по организации успешных вебинаров:

#1 Заранее оповещайте потенциальных слушателей о дате и времени вебинара
Несмотря на то, что вебинар гораздо более легок и быстр в организации чем семинар, это не значит, что информировать слушателей можно за день до этого славного события. В зависимости от аудитории приглашения лучше рассылать за 1 неделю, с напоминанием за 3 и 1 день до трансляции. Для некоторых групп этот срок может быть увеличен до 3-4 недель. Правило здесь такое – чем ближе ваши отношения с аудиторией – тем меньше срок для оповещения, и наоборот.

#2 Запустите рекламную кампанию вебинара
Даже если вы делаете вебинар для своих партнеров, которых на первый взгляд не надо убеждать в полезности «посещения» ваших докладов, не стоит сбрасывать со счетов старую добрую рекламу. Раскройте главные пункты докладов, имена докладчиков, и главный итог – почему посещение вашего вебинара жизненно необходимо для слушателей.

#3 Спланируйте удобное время для вебинара
В нашей практике, мы организуем три вебинара для наших дистрибуторов, только так мы можем охватить все часовые пояса, в которых находятся слушатели: от Японии до Европы и США. Кому то из слушателей удобнее посетить вебинар утром, кому то после обеда, если есть возможность – проведите опрос по поводу наиболее удобного времени.

#4 Выработайте метрики для измерения эффективности вебинара
В зависимости от ваших целей выработайте показатели для оценки вебинара. В случае с потенциальными клиентами – это их переход в «заинтересованных потенциальных клиентов» или «клиентов», в случае с дистрибуторами – определенная активность, которую вы ждете после вебинара.

#5 Проведите тестовый запуск вебинара
Не смотря на кажущуюся легкость в организации вебинаров и общирную документацию, освещающую все возможные вопросы, не поленитесь запустить тестовый «прогон» вебинара для проверки звука, возможности задавать вопросы и тд. Времени это займет не много, зато вы минимизируется риски технических «накладок» во время официального выступления.

#6 Преподнесите интересную информацию
Банально, но факт. Дальнейший успех ваших будущих вебинаров зависит от того, как вы проведете свой первый вебинар в конкретной группе. Помните, что люди тратят свое время, слушая вашу презентацию, и меньше всего они хотят услышать старые факты и праздные выводы. Постарайтесь удивить вашу аудиторию чем то новеньких и неожиданным и тогда вы получите заинтересованную публику, которая с радостью посетит ваш следующий доклад.

#7 Не бойтесь использовать много текста
Любой опытный докладчик скажет вам, что в Power-Point презентации надо свести к минимуму текстовую информацию и перенести акцент на картинки, схемы и графики. Все это верно для «реальных» докладов, где оратор часто переносит внимание с экрана на себя, сами слова на экране плохо видны, и люди лучше воспринимают картинки и схемы. В вебинарах использование текста не столь критично, поэтому вы можете смело увеличить «дозу» символьной информации в ваших слайдах. Плюс, если для аудитории английский язык не является родным, это не только не страшно, но и полезно.

#8 Проверьте своего докладчика
Для вашего докладчика, кем бы он ни был, вебинар может произвести «расслабленное» ощущение. Живого контакта с публикой нет, отсюда меньше волнения и, как следствие, недооценка своих сил в подготовке к вебинару. Но в том то и дело, что виртуальный доклад накладывает большие требования к речи оратора, нежели реальный. Причина кроется в визуальном контакте «реальных докладов», когда с помощью жестов, поз, мимики докладчик смещает акцент с непосредственно словесной информации на эмоциональную окраску, подкрепляя ее слайдами. В случае с вебинаром, остается только голос и слайды, и любая запинка, невнятная фраза, путаница сразу бросается в глаза, а вернее в уши. Убедитесь, что докладчик тщательно подготовил свою речь, не лишним будет иметь текст как распечатку перед глазами во время доклада.

#9 Один хорошо, а двое лучше
В ходе доклада у слушателей могут возникать вопросы, которые чаще всего задают через чат (подобие мессенжера), ясно, что докладчик не может быть одновременно «швецом, жнецом и на дуде игрецом» и ему нужен помощник, который параллельно будет подхватывать эстафетную палочку, говоря во второй микрофон «Прошу прощения, у нас есть вопрос по ходу этого слайда, Марк спрашивает каким образом позиционировать данную функцию для бизнес клиентов» - далее докладчик может спокойно ответить на вопрос, либо сказать, что ответит после презентации. Помимо вопросов по теме, у некоторых слушателей могут возникать технические проблемы, например со звуком. Как правило, причина в неумении найти соответствующую настройку в меню программы, транслирующей доклад. Все это легко решается помощником в «фоновом режиме» через «приватный» чат.

#10 Провоцируйте обсуждения
Очень важно провоцировать обсуждения, а учитывая, что вебинар – не совсем привычный способ общения для большинства слушателей, важно периодически напоминать им как задавать вопросы (технически), что вы всегда рады ответить. Например, если в презентации 25 слайдов, то каждый пятый слад можно смело напоминать про вопросы. Также активно «раскручивайте» аудиторию на финальное обсуждение, главное вызвать на разговор одного и другие посетители быстро подхватят.


В целом, в организации вебинаров нет ничего сложного, по крайней мере если вы уже организовывали семинары, то бояться нечего. Если же опыта реальных докладов у вас нет, вебинар – лишний повод проверить свои силы в более комфортных условиях перед живым выступлением.