Здоровое занудство в эвент-маркетинге

Если вы готовитесь к выставке, пресс-конференции, презентации, семинару, вебинару или любому другому маркетинговому событию одним из начальных условий успеха будет количество посетителей.

Я сам был свидетелем, когда на пресс-конференциях различных компаний приходило с гулькин нос журналистов и бедолаги-организаторы с виноватой улыбкой начинали мероприятие для горстки скучающих гостей, жадно поглядывающих на фуршетные столы с угощеньями и выпивкой.

Самое досадное состоит в том, что оптимизация посещаемости вышеназванных "эвентов" (они же "евенты", они же "ивенты" - все от англ. event = событие) не требует каких либо существенных финансовых затрат и временных ресурсов.

Все что надо - это проявить здоровое занудство при работе с базой данной потенциальных посетителей.

Выбор даты
Выбор даты - первый шаг к успешному "наполнению" конференц-зала или стенда на выставке.

Убедитесь, что приглашаемые готовы посетить вас именно в День X, в Час Y.

Да, за пару месяцов до события точно сказать о своих планах нельзя, но в случае если партнеры, журналисты или клиенты уже были приглашены на какое то другое событие (например, семинар другого вендора) или планируют отпуск в это время - вы сможете скорректировать свое расписание.

Одна из наших пресс-конференций пару лет назад провалилась по причине, что большинство журналистов в это же время посещали мини-семинары и пресс-конференции других, достаточно крупных вендоров.

Подогрев публики
Любой концерт, спектакль или спортивное состязание пестрит афишами и Интернет-баннерами задолго до самого действа. Это и логично - потенциальный гость должен заранее узнать про событие, задуматься о нем, отложить деньги и наконец принять решение и купить билет.

Маркетинговые события в данном случае действуют по тем же законам. Никто еще не страдал от того, что приглашение на выставку или другое событие было выслано за месяц, а то и два до даты проведения.

Далее, по мере приближения евента необходимо периодически напоминать о нем потенциальным участникам, при этом можно каждый раз давать дополнительную информацию о событие, как бы разогревая публику, например:

1. За 1 месяц до события:

"1 мая 2007 года мы проведем вебинар, посвященный новой серии нашей компьютерной игры Outpost Wars, регистрация тут"

2. За 2 недели:

"1 мая 2007 года, через 2 недели мы проведем вебинар, посвященный новой серии нашей компьютерной игры Outpost Wars. В течение 2 часов создатели игры и специалисты по маркетингу расскажут о новой серии, ее особенностях и принципах продвижения нового продукта, а также ответят на ваши вопросы, не пропустите!"

3. За 1 неделю:

"1 мая 2007 года, через 2 недели мы проведем вебинар, посвященный новой серии нашей компьютерной игры Outpost Wars.

План вебинара:

а. "Презентация новой игры", докладчик Вася Пупкин, главный по играм, расскажет о новой игре и ее особенностях.
б. "Что нового в серии?" докладчик Петя Васькин, продакт-менеджер, расскажет о том, что принципиально нового в серии и отличие от конкурентов.
в. "Позиционирование и продвижении новой серии", докладчик Костя Петькин, директор по маркетингу, расскажет о аудитории игры, ее позиционировании и принципах продвижения.
с. "Вопросы и ответы" по докладам.

Контрольный выстрел
Среди ваших гостей могут быть люди рассеяные, невнимательные или просто слишком занятые. Кто то забудет, кого то отвлекут, а кто то потеряет физический адрес или интернет-ссылку на ваше событие.

Ваша задача - провести, так называемый, контрольный выстрел, а лучше серию, чтобы минимизировать отток публики, которая в принципе была готова посетить ваше событие, но по ряду причин выпала из обоймы.

Недавно мы проводили очередной вебинар для партнеров и использовали следующую тактику контрольных выстрелов:

1. За 1 неделю до события как бы "случайные" вопросы про посещение вебинара при переписке и скайп-разговорах с партнерами;
   
2. За 2 дня до события письмо в партнерскую емейл-рассылку с напоминанием о вебинаре и ссылкой на технические инструкции по использованию софта и наушников с микрофоном;
3. За 1 день до события - персональные (личные) письма участникам с напоминанием о событие и вопросом об их участие;
4. Утром, за 3 часа до события, краткое напоминание в рассылку о событие;
5. За полчаса до события, напоминалка в стиле "молния" в рассылку в духе "Осталось 30 минут до старта 1-ого вебинара, не пропустите! Вот ссылка".

В итоге, благодаря усилиям в последнюю неделю и, особенно, в последние пару дней (п.2-5), удалось заманить большее количество гостей, чем мы ожидали.

Послесловие
Чтобы завершить цикл коммуникаций необходимо провести работу с посетителями и прогульщиками через пару дней после события. Тех, кто был на эвенте, спросите про впечатления и пожелания, а пропустившим - выразите сожаление и спросите о том, чем вы их можете заманить на подобные мероприятия в будущем.

Кстати, на блоге Алексея Новикова - "Микромаркетинг", есть небольшая рецензия на книгу про эвент-менеджмет, вот ссылка.